Excel или система: кога агенцията надраства таблиците
Excel е добър, докато данните само се записват. Става пречка в момента, в който трябва да се свързват помежду си и да напомнят сами. Надрастването личи по пет признака и преходът е пренасяне на съществуващото, не започване отначало.
Какво Excel прави добре
Да го кажем честно, преди да го критикуваме. Таблицата е безплатна, всеки знае да работи с нея, отваря се навсякъде и се променя за секунди без ничие разрешение. За агенция от двама души с трийсет имота това е напълно разумен избор и всяка друга препоръка е продажба.
Проблемът не е в Excel. Проблемът е в момента, в който работата спре да е записване и стане свързване.
Петте признака, че сте я надраснали
- Един и същи клиент е на три места. В таблицата, в телефона на брокера и в нечий чат. Никое от трите не е пълно.
- Никой не знае кой какво е обещал. Историята на разговорите живее в главите, а при отпуска или напускане си тръгва с човека.
- Съвпаденията се правят по памет. Влиза нов тристаен и някой трябва да се сети, че преди месец за такъв са питали двама.
- Срокове изтичат без предупреждение. Договор за посредничество, който никой не е подновил, защото датата е стояла в колона, която никой не сортира.
- Отчетът за месеца отнема половин ден. И всеки път се получава малко различен, според това кой го прави.
Какво се променя
Разликата не е в това, че данните изглеждат по-подредени. Разликата е, че започват да вършат нещо сами.
Сделката виси на имота, комисионата виси на сделката, историята виси на клиента — тоест едно отваряне показва цялата картина, без да се търси по три файла. Нов имот сам се сверява със записаните търсения и брокерът получава списък с хората, които го чакат. Изтичащ договор се обажда девет дни по-рано, а не в деня след изтичането.
Отчетът престава да е задача. Просто го има.
Как минава преходът
Най-честият страх е, че трябва да се почне отначало. Не трябва.
Таблиците се пренасят такива, каквито са — обяви, клиенти, сделки, снимки. Работата по подготовката е ваша само в едно: да решите кои колони значат какво, защото всяка агенция си е кръстила нещата по своему. Това е половин ден разговор, не проект.
Пренасянето обикновено се прави от доставчика — при нас е безплатно и включва снимките, което е частта, която най-често се губи при ръчно местене.
Практичният съвет е да не пускате двете системи паралелно „за всеки случай". Две места за едни и същи данни значат, че нито едното не е вярно. Изберете дата, пренесете, и от този ден таблицата е само архив.
Често задавани въпроси
Ще загубя ли данните при прехода?
Не, ако пренасянето се прави от доставчика и таблиците ви остават непокътнати като архив. Поискайте да видите как изглеждат данните в системата, преди да превключите окончателно.
Колко време отнема?
Самото пренасяне обикновено е дни, не седмици. Повече време взима договарянето какво къде отива и обучението на екипа. За агенция от десетина души разумният срок е една до две седмици от решението до реалната работа.
Мога ли да ползвам и двете известно време?
Може, но не си струва. Паралелната работа означава двойно въвеждане и почти сигурно разминаване. По-добре е кратко застъпване само за проверка, след което таблицата се затваря за писане.
Екипът на OptiEstateПравим софтуера, който български агенции ползват всеки ден. Пишем за това, което виждаме при тях.
Вижте го върху вашите данни
Показваме ви системата с вашите обяви и вашия начин на работа, не с демонстрационни данни. Половин час, без ангажимент.
Заявете демо