Комисионата: от сделката до фактурата, без пари, забравени по пътя

Къде се губят парите

Повечето агенции не губят комисиони, защото клиентът отказва да плати. Губят ги, защото никой не е напомнил навреме, фактурата е излязла към грешния човек или сумата се е разминала с договора и плащането е спряло, докато се изясни.

Причината почти винаги е една и съща: информацията е на три места. Договорът е в папка, сделката — в главата на брокера, фактурата — в отделна програма или при счетоводителя. Никое от трите не знае за другите две.

• Брокерът е затворил сделката, но не е казал на офиса.
• Офисът знае, но не знае дали плаща продавачът, купувачът или и двамата.
• Фактурата е издадена, но никой не следи дали е платена.

Кой плаща и колко — още при договора

Комисионата се уговаря в посредническия договор: процент или фиксирана сума, от продавача, от купувача или и от двамата. Ако в сделката участва друга агенция или външен брокер, и техният дял трябва да е записан още тогава.

Данните се събират при подписването, когато клиентът е пред вас и има причина да ги даде. В деня на фактурата той вече мисли за ремонта, не за вашата фактура.

Кога се издава фактурата

Моментът идва от договора: ако комисионата е дължима при капаро, фактурата се издава тогава; ако е при нотариалния акт — след него. За регистрираните по ДДС фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие. Кое е данъчното събитие за конкретната сделка, уточнете със счетоводителя — особено при плащане на части.

Две неща спестяват най-много главоболия:

1. Фактурата излиза веднага, а не „в края на месеца“. Колкото по-далеч е от сделката, толкова по-лесно клиентът забравя, че дължи.
2. Грешка се поправя с кредитно известие. Издадена фактура не се трие и не се „преиздава отгоре“. Сгрешена сума или грешен получател се коригира с кредитно или дебитно известие към нея.

Капаро, вноски и частични плащания

При ново строителство купувачът рядко плаща наведнъж. Плаща капаро, после вноски по етапите на строежа. При комисиона на части агенцията е в същото положение: една сделка, няколко плащания, разпределени във времето.

Тук таблицата спира да върши работа бързо. Вноска, която е трябвало да дойде миналия месец, не се вижда, докато някой не седне да провери. Затова графикът на плащанията трябва да показва три неща на един поглед: кое е платено, кое предстои и кое закъснява.

Частичното плащане също е плащане. Ако клиентът е платил половината, фактурата не е „неплатена“ — тя е частично платена, и остатъкът трябва да се вижда.

Пари в брой и касата на офиса

Част от плащанията идват в брой — капаро на ръка, такса, депозит. Всяко такова плащане трябва да има документ още в момента, в който парите сменят ръцете. Пари, взети „ще го оформим после“, са първото нещо, което не се оформя.

• Всеки офис води своя каса: какво е влязло, какво е излязло, с какъв документ.
• Наличността се смята от документите, а не от тетрадка, в която някой пише на ръка.
• В края на деня касата се затваря, а излишъкът се внася в банката.

Какви са ограниченията за плащания в брой и кога е нужен касов бон, проверете със счетоводителя — правилата се менят, а глобите не са малки.

Счетоводителят — веднъж в месеца, без да пита

Счетоводителят не би трябвало да гони агенцията за документи. В началото на месеца той трябва да получи всичко за предишния: продажбите, покупките, касата и ДДС-то — в един файл, който отваря без да преписва.

Добрият навик е всеки документ да се отбелязва като предаден. Така следващия месец никой не се чуди дали фактурата от 28-ми е отишла, или не.

Как изглежда, когато всичко е на едно място

В OptiEstate финансовият модул е по заявка и работи заедно с имотите. Фактурата за комисионата се издава направо от картата на имота, контакта, търсенето или проекта, а системата сама попълва кой плаща и за какво. При първата фактура към клиент пита само за липсващото — ЕИК или ЕГН, адрес и представляващ.

• Документите стоят в таб „Финанси“ на имота и на клиента — виждат се до сделката, не в отделна програма.
• Офертите излизат с линк, клиентът ги приема онлайн, а приетата става фактура с едно цъкане.
• Разсрочените плащания показват платено, предстоящо и закъсняло; повтарящите се фактури се издават сами.
• Всеки офис има своя каса с ордери, затваряне на деня и внасяне в банка.
• ДДС-то е по месеци, а счетоводителят получава файл; всеки документ се отбелязва като предаден.

За строители същото тръгва от картата на купувача: обектът се избира измежду неговите, а фактурата е за поредната вноска — вижте как.

Често задавани въпроси

Кога се издава фактура за комисиона?

Когато комисионата стане дължима според посредническия договор — например при капаро или при нотариалния акт. За регистрираните по ДДС фактурата се издава до 5 дни от данъчното събитие. Кое е данъчното събитие за конкретната сделка, уточнете със счетоводителя си.

На кого се издава фактурата, ако плащат и продавачът, и купувачът?

На всеки за неговия дял — две отделни фактури, всяка с данните на съответния платец. Затова е добре делът на всяка страна да е записан още в договора.

Какво правя, ако сумата във фактурата е сгрешена?

Издадената фактура не се трие. Корекцията се прави с кредитно известие (при намаление) или дебитно известие (при увеличение) към нея.

Трябва ли ми отделна програма за фактури?

Не е задължително. Ако фактурите се издават от същата система, в която са имотите и клиентите, данните не се преписват и всяко плащане се вижда до сделката. В OptiEstate това прави финансовият модул — той е по заявка.